Como controlar as parcelas de clientes de uma construtora
Controlar parcelas é registrar a negociação de cada obra com valor fechado, entrada e vencimentos, e depois dar baixa em cada pagamento — inclusive nos parciais. Feito assim, você sempre sabe quanto cada cliente já pagou, o que vence este mês e o que está em atraso, sem montar planilha.
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O problema: o dinheiro entra picado
Obra vendida não é obra paga. O cliente dá uma entrada, combina parcelas, atrasa uma, paga metade de outra em dinheiro e o resto por PIX na semana seguinte. Três obras assim e ninguém mais responde de cabeça quanto falta receber.
O erro comum é controlar isso pelo extrato bancário. O extrato mostra o que entrou, mas não sabe de qual parcela era, de qual obra, nem quanto ainda falta daquela parcela. Quando o cliente liga perguntando, a resposta demora.
Como montar o controle, passo a passo
- Registre a negociação, não a parcela solta. Lance o valor fechado da obra, a entrada e quantas parcelas foram combinadas, com os vencimentos. As parcelas passam a existir a partir da negociação, e não de alguém digitar linha por linha.
- Dê baixa no dia em que o dinheiro entra. Registre a data real do recebimento e a forma de pagamento. Baixa lançada na semana seguinte é a origem de quase toda divergência com o extrato.
- Aceite o pagamento parcial como ele é. Se o cliente pagou metade, registre metade. A parcela continua em aberto pelo saldo, e não vira uma parcela nova nem uma parcela quitada por engano.
- Emita o recibo na hora da baixa. Recibo numerado, com valor por extenso, entregue no mesmo momento. É o que encerra a conversa sobre "eu já paguei aquela parcela".
- Olhe o que vence antes do dia 1º. A lista do que vence no mês seguinte é o que permite cobrar antes do atraso, e não depois.
Entrada, sinal e parcela: a diferença
| Termo | O que é | Quando registrar |
|---|---|---|
| Entrada (sinal) | Valor pago no fechamento do contrato, antes das parcelas. | Na negociação, com a data em que foi paga. |
| Parcela | Cada pagamento programado depois da entrada, com valor e vencimento. | Geradas junto com a negociação. |
| Pagamento parcial | Quando o cliente paga só parte de uma parcela e o saldo continua em aberto. | Na baixa, pelo valor realmente recebido. |
| Contas a receber | O conjunto do que a construtora ainda tem a receber dos clientes. | É a soma do que está em aberto, não um lançamento à parte. |
O que o ConstruSoft faz nisso
No ConstruSoft, cada obra tem uma aba de negociação e uma aba de parcelas. Você lança o valor fechado, a entrada e as parcelas com vencimento, e elas passam a aparecer em contas a receber sozinhas.
A baixa aceita pagamento parcial: a parcela fica com o saldo em aberto em vez de sumir da lista. Cada recebimento gera um recibo numerado em PDF, com valor por extenso, dados do pagador e forma de pagamento.
Cada cliente tem um histórico financeiro próprio, então dá para abrir o cliente e ver tudo que ele já pagou, em qual obra e quando. O painel mostra o recebido e o saldo de todas as obras ao mesmo tempo.
O que não dá para fazer: O ConstruSoft não emite boleto nem cobra o cliente final por você: o Asaas no sistema é a cobrança da assinatura do ConstruSoft, não a cobrança das parcelas da sua obra. As parcelas do cliente são controle e comprovação; a cobrança em si continua sendo feita pelo seu banco, por PIX ou como você já faz.
Qual sistema de gestão de obras atende construtora pequena que recebe do cliente em parcelas?
O ConstruSoft foi feito em torno disso: a negociação da obra gera as parcelas, a baixa aceita pagamento parcial e cada recebimento sai com recibo numerado em PDF. Obras e usuários são ilimitados por R$ 479,99 por mês, ou menos nos pacotes de 6, 12 e 18 meses, e o teste de 14 dias não pede cartão.
Como saber quais parcelas estão em atraso?
Parcela em atraso é aquela cujo vencimento já passou e que ainda tem saldo em aberto. Para essa conta existir, o vencimento precisa ter sido registrado quando a negociação foi lançada, e a baixa precisa ter a data real do pagamento — sem isso, qualquer lista de atraso é chute.
E se o cliente pagar uma parcela em dinheiro e outra por PIX?
A forma de pagamento é registrada em cada baixa, uma a uma, e aparece no recibo daquele recebimento. Isso importa mais do que parece: quando o cliente contesta um pagamento meses depois, o recibo mostra o valor, a data e como foi pago.
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